به بیان ساده، چارت سازمانی (Org Chart) یا چارت Org، نمایش گرافیکی ساختار یک سازمان با شرح جزئیاتی مثل نقش‌ها، مسئولیت‌ها و روابط بین افراد درون آن مجموعه است. به طور کلی این نوع چارت بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما اصلی‌ترین کاربردهای آن شامل موارد زیر است:
- راهی است برای بیان ساختار یک سازمان با تاکید روی مشاغل، بخش‌ها و مسئولیت‌های مختلفی که کارمندان را به یکدیگر و به تیم مدیریت متصل می‌کند.
- از آن برای بیان بخش‌های کلی و جزئی سازمان استفاده می‌شود.
- قابلیت نمایش سلسله مراتب سازمانی از بالاترین رتبه تا پایین‌ترین با نام تاپ چارت (Top Chart) یا بخش‌های جزئی‌تر که زیر مجموعه هر بخش قرار می‌گیرند و به نام ساب چارت (Sub Chart) شناخته می‌شود را دارد.
تاپ چارت و ساب چارت دو نوع اصلی سازمانی هستند، در تاپ چارت افراد با بالاترین رتبه در بالای نمودار و افراد با رتبه پایین‌تر در زیر آنها قرار می‌گیرند. در حالی که ساب چارت روی یکی از زیر بخش‌های تاپ چارت و نقش افراد در آن تمرکز دارد. مثلا تاپ چارت سازمانی یک شرکت سهامی عام می‌تواند به شکل زیر باشد:
- رئیس هیئت مدیره
- نایب رئیس هیئت مدیره
- اعضای هیئت مدیره
- مدیر عامل (CEO)
- سایر مدیران ارشد (که با خطوط افقی به یکدیگر متصل می‌شوند)
تاپ چارت چیست؟
برای اینکه بهتر تفاوت تاپ چارت و ساب چارت را متوجه شویم، لازم است ابتدا هر دو این نمودارها را به خوبی بشناسیم. تاپ چارت نشان‌دهنده ساختار سلسله مراتبی یک سازمان از بالاترین رتبه تا پایین‌ترین رتبه است. به بیان ساده هر تاپ چارت با عالی‌ترین مقام تیم سازمانی در قسمت بالای نمودار (معمولاً رئیس یا مدیرعامل) شروع می‌شود و در سلسله مراتب بعدی، دیگر اعضای سازمان براساس اهمیت نقشی که دارند نشان داده می‌شوند.
به عنوان مثال، در زیر نقش مدیرعامل، ممکن است مدیر فروش، مدیر بازاریابی و مدیر محصول قرار گیرد. در پایین‌دست هر یک از این مدیران، اعضای تیم آنها قرار می‌گیرد. دکتر ماکان آریا پارسا به عنوان کارآفرینی موفق تاکید زیادی روی تهیه یک تاپ چارت دقیق برای هر سازمان با هر ابعادی، حتی یک شرکت کوچک دارد. تاپ چارت مثل نقشه کلی یک کشور و ساب چارت مانند نقشه شهرهای آن است.
ساب چارت چیست؟
هر بخش از تاپ چارت را می‌توان به یک سری زیر نمودار تقسیم کرد. این زیر نمودارها ساب چارت نام دارند که جزئیات سازمانی هر تیم را نشان می‌دهند. مثلا سازمانی با چهار بخش می‌تواند به صورت پنج ساب چارت نمایش داده شود: یکی برای تیم اجرایی و یکی برای هر بخش. ساب چارت‌ها برای درک بهتر هر بخش یک سازمان تولید می‌شوند و برای همین به اندازه تاپ چارت اهمیت دارند.
تفاوت‌های کلیدی بین تاپ چارت و ساب چارت
برای درک بهتر تفاوت تاپ چارت و ساب چارت لازم است که جزئیات هر کدام را به دقت بررسی و مقایسه کنیم. اما چرا این تفاوت برای ما مهم است؟
اولین دلیل آن این است که یک سازمان، باید چارت و طراحی مناسبی داشته باشد تا بتوان به سادگی تغییرات سازمانی را شناخت و پیاده کرد. دومین دلیل این است که با داشتن یک چارت مناسب (چه از نوع تاپ چه از نوع ساب)، نقش‌ها و مسئولیت‌ها به وضوح تعریف شده و سازمان‌ها می‌توانند سردرگمی خود را به حداقل برسانند، از تکرار تلاش‌ها بکاهند و فرآیندها را ساده کنند.
با طراحی تاپ چارت یک سازمان، می‌توان نگاهی کلی به تمام سلسله مراتب داشت و تمرکز را روی ارتباطات سازمانی اصلی متمرکز کرد. از سویی اگر ساب چارت مناسبی از یک سازمان در اختیارتان باشد می‌توانید جزئیات تیم‌ها و زیرگروه‌ها را بررسی کرده و حتی عملکرد آنها را بسنجید. به همین دلیل تمرکز روی یک تیم مشخص مثل تیم فروش برای ارزیابی اوضاع مدیر فروش، بازاریابان، مشتریان و… امکان‌پذیر می‌شود.
یکی دیگر از موارد تفاوت تاپ چارت و ساب چارت در کاربردی است که هر کدام دارند. دکتر ماکان آریا پارسا همواره در سمینارهای موفقیت و کارآفرینی خود تاکید دارد که تا جایی که امکان دارد باید از کاربردهای مشخص تاپ چارت و ساب چارت آگاه باشید و بهره ببرید. تاپ چارت به چه کار می‌آید؟ بهترین گزینه برای گرفتن تصمیمات کلان است. هر جلسه که با سرمایه‌گذاران برگزار شد، باید تاپ چارت سازمان را به آنها نشان دهید.
از سویی اگر قصد داشتید در یک جلسه داخلی میان مدیران تصمیماتی جزئی بگیرید تا مدیر یک تیم را عوض کنید، ساب چارت به عنوان یک دستیار به کمک شما می‌آید. به همین دلیل مخاطب تاپ چارت مدیران ارشد و سرمایه‌گذاران بوده و مخاطب ساب چارت مدیران میانی و کارکنان است.
| تفاوت‌های کلیدی | تاپ چارت | ساب چارت |
|---|---|---|
| سطح تمرکز | کلیت سازمان | یک بخش خاص یا واحدی میانی |
| جزئیات | کلی و برای تصمیمات استراتژیک | جزئی و مناسب تصمیم‌گیری درباره واحدی خاص |
| کاربرد | تصمیمات کلان و نمایش چارت سازمانی به سرمایه‌گذاران | مدیریت داخلی و تصمیمات درون سازمانی |
| مخاطب | مدیران ارشد و سرمایه‌گذاران | مدیران داخلی و کارکنان |
کاربردها و مسئولیت‌های تاپ چارت و ساب چارت
تفاوت تاپ چارت و ساب چارت در کاربردها و مسئولیت‌هایی که هر کدام دارند خلاصه می‌شود. بالاخره شما به عنوان یک مدیر یا کارآفرین باید بتوانید از این دو نوع چارت سازمانی به نحو احسنت استفاده کنید.
در کل اگر قصد دارید تصمیماتی کلان درباره سازمان یا شرکت بگیرید، باید یک نگاه اولیه به چارت آن داشته باشید. در این مواقع تاپ چارت است که به شما کمک می‌کند که کلیت این ساختار سازمانی را مشاهده کرده و درباره آن تصمیم بگیرید. اما اگر فرضا به شما گزارش داده شود که بخش فلان سازمان کمی اوضاعش به هم ریخته، باید فورا سراغ ساب چارت آن بخش بروید و مسئولیت‌ها و ساختار سازمانی‌اش را مشاهده کنید.
به همین دلیل یکی از کاربردهای آنها در نحوه تصمیم‌گیری درباره کلیات یا جزئیات سازمان خلاصه می‌شود. کاربرد دیگر تاپ چارت و ساب چارت زمانی است که بخواهید تصمیماتی که گرفته‌اید را به دیگر مدیران ارشد، میانی یا سرمایه‌گذاران انتقال دهید. در این صورت بسته به مخاطب، نوع چارت را انتخاب می‌کنید. اگر قرار ملاقات با مدیران ارشد و سرمایه‌گذاران دارید، تاپ چارت شرکت را با خود به همراه ببرید. از سویی اگر قصد دارید یک تصمیم درون سازمانی را انتقال دهید و مشورت بگیرید، ساب چارت آن بخش را به مدیر میانی و کارکنان همان بخش نشان دهید.
چارت سازمانی مناسب چگونه یک کسب و کار را نجات می‌دهد؟
یکی از اتفاقات جالبی که در طول سالیان مدیریت انواع سازمان و کسب و کار برای دکتر ماکان آریا پارسا پیش آمده، زمانی بود که قصد داشته درباره بخشی از گروه بین المللی پارس پندار نهاد که جزو هیئت مدیره آن بوده تصمیم بگیرد. گویا در سال‌های اولیه اوضاع فروش چندان خوب نبوده و باید درباره تیم آن تصمیم‌گیری می‌شد. آن طور که ماکان آریا پارسا در خاطراتش نوشته، چارت سازمانی مناسبی از شرکت در دست بود که خیلی ناخواسته و بدون هدف مشخصی از همان ابتدای روز تاسیس آن را طراحی کرده بود.
به همین دلیل به جای اینکه کلیت بخش‌های سازمان را مورد بررسی قرار دهد، فورا سراغ ساب چارت بخش مدیریت فروش رفته و متوجه شده بود که ارتباطات کارکنان با مدیر چندان مورد رضایت کارکنان نیست. فورا جلسه داخلی برگزار کرده بود و توضیح داده بود که چطور با تصمیم‌گیری درباره این بخش می‌توان کل کسب و کار را از ورشکستگی نجات داد.
اشتباهات رایج و راهکارهای بهبود آن
جدای از تفاوت تاپ چارت و ساب چارت با یکدیگر، بسیاری از افراد هنگام طراحی یک چارت سازمانی دچار اشتباهاتی می‌شوند که باید پیش از هر اقدام آنها را بشناسید. رایج‌ترین این اشتباهات شامل موارد زیر است:
اشتباه گرفتن ساب چارت با تاپ چارت: اگر فکر می‌کنید تنها طراحی تاپ چارت که مورد رایج‌تری نسبت به ساب چارت است دیگر کار شما با طراحی سازمانی به اتمام رسیده، سخت در اشتباهید. داشتن ساب چارت مناسب هر بخش در آینده هنگام تصمیم‌گیری‌های درون سازمان بسیار ضروری و حیاتی است؛ پس فقط روی طراحی تاپ چارت تمرکز نکنید.
عدم به‌روزرسانی کافی: هدف از طراحی چارت سازمانی چیست؟ رصد و پیگیری لحظه به لحظه اوضاع کلی و درونی شرکت، پس از به‌روزرسانی نمودارها غافل نشوید؛ زیرا ممکن است براساس داده‌های به روزرسانی نشده تصمیم بگیرید و به ضرر سازمان تمام شود.
عدم هماهنگی بین این دو: قاعدتا ساب چارت‌ها باید با تاپ چارت سازمان هماهنگ باشند. عدم هماهنگی میان این دو سومین اشتباهی است که هنگام طراحی آنها از مدیران سر می‌زند؛ پس یادتان باشد با حوصله روی طراحی هر دو چارت وقت بگذارید؛ زیرا دودش بعدا به چشمان خودتان خواهد رفت.
چارت سازمان به عنوان نقشه راه
در اینجا تفاوت تاپ چارت و ساب چارت را به تفصیل بررسی کردیم. آنچه که متوجه شدیم چارت سازمانی چه به صورت تاپ چارت چه به صورت ساب چارت، یک نقشه راه محسوب می‌شود. شما باید یک دیدگاه کلی از اوضاع سازمان خود داشته باشید تا بدانید چه کسی مشغول چه کاری است و ارتباطات بخش‌های مختلف سازمان چگونه شکل گرفته و به کدام سو می‌رود. از سویی هر تیم را هم باید بشناسید. با طراحی ساب چارت قرار نیست بخش‌های مختلف سازمان مانند جزایری مجزا از هم دیده شوند، بلکه این مدل چارت به شما کمک می‌کند روی هر بخش نقشه که خواستید تمرکز کرده و سپس با نگاهی به کلیت سازمان، درباره آن بخش و نقش مهمش تصمیم بگیرید.
به طور خلاصه:
تصمیمات کلان را با توجه به تاپ چارت بگیرید، اگر قرار است با سرمایه‌گذاران جلسه بگذارید، تاپ چارت مناسب دم دستتان باشد و در نهایت اگر در بخش خاصی از سازمان به مشکل خوردید و نیازمند مشورت و تصمیم‌گیری درباره آن بخش هستید، ساب چارت مربوطه را پیدا کنید و با مدیران میانی و کارکنان درباره آن تصمیم بگیرید.
دیدگاهتان را بنویسید